Quantas vezes um pedido já saiu errado da sua expedição: item trocado, quantidade a mais ou a menos, volume que chegou ao cliente sem uma nota fiscal? E quanto tempo sua equipe perde tentando descobrir em que etapa está cada pedido: já foi separado, está em conferência, ou já pode ser faturado?
Quando a expedição depende de controle manual ou de informação espalhada entre planilhas e conversas de corredor, esse tipo de falha é praticamente inevitável. E cada erro desses custa retrabalho, atrasa a entrega e, no limite, custa a confiança do cliente.
Um único fluxo, do pedido aprovado à entrega
No ERP Prosyst, todo pedido aprovado é direcionado automaticamente para o gerenciador de expedição. A partir daí, o usuário-chave acompanha, por controle de etapas, exatamente onde cada pedido está: pendente de separação, em separação, em conferência ou liberado para faturamento, e então define quem é o responsável por separar e conferir os itens de cada um. Essas etapas não são fixas: também é possível criá-las de acordo com o processo de cada cliente.
E não é só pedido de venda que passa por essa rotina. Bonificação, devolução, remessa para conserto e qualquer outro tipo de pedido podem ser gerenciados pelo mesmo fluxo, com a mesma visibilidade e controle.
Separação com mobilidade, direto no coletor de dados
Depois de definido o responsável, a separação acontece com o apoio de um coletor de dados. O colaborador percorre os corredores com mobilidade, fazendo a leitura da etiqueta do código de barras ou QR code, seja da embalagem (EAN14) ou do próprio item (EAN13). Essa leitura já registra a separação no ERP, sem necessidade de apontamento manual depois.
Conferência com dupla checagem, antes de o item sair da empresa
Depois de separados, os itens seguem para a área de conferência, onde outro colaborador faz a leitura de cada item com um leitor (os mesmos usados em supermercados). Se o item separado não pertence ao pedido, o sistema alerta na hora e não permite prosseguir com o registro de separação deste item. O mesmo vale para quantidade: existem regras que impedem registrar quantidade maior do que a pedida.
A cada volume fechado, uma etiqueta é impressa e colada, facilitando o despacho para a transportadora. Ao final da conferência, a rotina verifica se existe qualquer inconsistência, garantindo que o que foi separado é exatamente o que foi conferido antes de fechar o pedido. A partir daí, o conferente decide o próximo passo: liberar para faturamento ou manter o pedido aguardando a chegada de itens faltantes.
Faturamento automático, em poucos cliques
Com o pedido liberado, faturar é simples: o responsável seleciona os pedidos na etapa de faturamento e clica em faturar pedidos selecionados. A rotina gera automaticamente uma NF-e para cada pedido, eliminando digitação manual e reduzindo o risco de erro na emissão.
No gerenciador de NF-e, o faturista imprime as DANFEs e, nesse momento, a rotina já dispara automaticamente um e-mail ao cliente com a DANFE em PDF, o XML, boletos e, quando aplicável, o certificado de qualidade dos itens.
Volumes rastreados até a transportadora
Depois do faturamento, o processo continua: é possível imprimir etiquetas que identificam cada volume com os dados da NF-e correspondente, e a separação desses volumes também pode ser feita com coletor de dados, lendo essas etiquetas. Isso garante que todos os volumes de cada NF-e sejam de fato entregues à transportadora.
No momento da entrega, ainda é possível imprimir um documento com os dados das NF-es e dos volumes entregues, para coletar a assinatura da transportadora, fechando o processo com mais uma camada de garantia.
Localização de itens e integração com WMS via API para quem precisa de mais
O ERP Prosyst permite informar a localização dos SKUs e usar essa informação no coletor, ajudando o colaborador a encontrar o item mais rápido. Mas se a sua operação exige um controle mais fino — saldo por localização, restrição de armazenamento, controle de área de picking — não tem problema: temos parceiros que se conectam ao ERP Prosyst por meio de API, permitindo utilizar um WMS completo, dedicado a esse controle mais detalhado da área de logística.
EDI de transportes: acompanhamento da entrega direto no ERP
O acompanhamento não termina quando a mercadoria sai da sua empresa. O ERP Prosyst também gerencia o EDI de transportes, no padrão PROCEDA 3.0A, permitindo controlar todo o ciclo da entrega sem sair do sistema: NF-e emitida, NF-e enviada à transportadora, NF-e em trânsito, ocorrências de entrega e NF-e entregue.
O processo começa quando o usuário envia o arquivo NOTIFS, com as NF-e emitidas, para a transportadora. Ela, por sua vez, envia o motorista para a coleta e devolve o arquivo CONEMB, com o conhecimento de embarque das NF-e coletadas. A partir daí, diariamente, a transportadora envia os arquivos OCOREN, com as ocorrências de entrega — que podem indicar que a NF-e está em trânsito, parada em posto fiscal, que o cliente não aceitou a entrega, ou que a entrega de fato ocorreu.
Com essas informações centralizadas no gerenciador de logística e transportes, as equipes comercial e de expedição acompanham o status de cada entrega sem depender de ligações ou consultas manuais à transportadora.
E, para quem precisa de uma gestão de transporte ainda mais completa, o ERP Prosyst também se conecta via API a parceiros de TMS (Transportation Management System), que além da cotação de frete em tempo real oferecem esse gerenciamento com ainda mais profundidade.
Menos erro, mais controle, entrega mais rápida
Do pedido aprovado até a assinatura da transportadora, cada etapa da expedição fica registrada, rastreável e com checagens automáticas que evitam que um erro de separação vire um problema para o cliente. O resultado é uma operação mais previsível e uma equipe que gasta menos tempo corrigindo o que já deveria estar certo.
Quer ver como o gerenciador de expedição do ERP Prosyst funcionaria na rotina da sua empresa?
Fale com um especialista Prosyst e descubra como o ERP Prosyst pode ampliar a produtividade das suas operações de expedição com o ERP Prosyst. Entre em contato pelo: comercial@prosyst.com.br ou (47) 3453-0000.
Escrito por Guilherme Post, Gestor Comercial da Prosyst.
