Quantas horas a sua equipe comercial gasta hoje montando orçamentos em planilha? E, no fim desse processo, você confia 100% nos números que chegam até o cliente?
Não importa se a sua empresa vende projetos complexos, itens de revenda, serviços ou produtos de fabricação própria: o desafio costuma ser o mesmo. Cada orçamento é montado do zero, em planilhas isoladas, sem controle de versão e sem visibilidade real do que já foi negociado. O resultado é sempre parecido: horas de trabalho manual, informações desatualizadas e propostas que não refletem a realidade do negócio.
O problema não é a planilha, é a falta de processo
Planilhas funcionam bem para cálculos simples. O problema aparece quando o orçamento envolve várias camadas de complexidade: um projeto que soma produto, instalação e serviços; uma simples revenda de itens que depende de preço atualizado por cliente; ou uma proposta de fabricação própria, que exige um processo detalhado de análise de insumos e roteiro de fabricação antes mesmo de o orçamento ser elaborado.
Sem um processo estruturado, é fácil perder o controle de qual foi a última versão aprovada, esquecer um item no valor final ou enviar uma proposta com preço desatualizado. Cada erro desses custa tempo e, às vezes, custa a venda.
Duas rotinas, para atender toda a realidade comercial da sua empresa
O módulo comercial do ERP Prosyst foi pensado para atender a realidade comercial completa da sua empresa, não só um tipo de venda. Isso significa que sua equipe trabalha com informações atualizadas e centralizadas, com uma rotina de orçamento própria para cada perfil de venda:
Orçamento sob projeto, com templates de engenharia e a possibilidade de considerar não só o item a ser fabricado, mas também instalação, itens de revenda e demais serviços necessários para a entrega completa ao cliente.
E essa flexibilidade vai além do que parece: em tempo de orçamento, você pode alterar a descrição do item modelo (template) e atualizar as informações de insumos e roteiro de fabricação necessários. Com essas alterações, a rotina apresenta automaticamente o custo de fabricação do item e aplica a tabela de markup para formar o preço de venda.
Durante a negociação, também é possível informar o preço já negociado para avaliar a margem de lucro e decidir se vale a pena seguir com aquele projeto, ou identificar que é apenas um item específico do projeto que está com margem baixa, tudo isso sem alterar o template original.
Ao aprovar o orçamento, a própria rotina cria o cadastro do item com código personalizado e a descrição informada no orçamento, já gerando a primeira engenharia elaborada durante a negociação. Ou seja, o que foi definido na negociação vira cadastro automaticamente, sem retrabalho.
Orçamento para revenda, venda de serviços e fabricação própria, com listas de preços vinculadas ao cadastro do cliente o sistema já sugere o preço certo, sem depender de planilhas paralelas, independentemente de a venda ser de um item de revenda, um serviço ou um produto de fabricação própria.
Em ambas as rotinas, sua equipe conta ainda com:
- Importação de itens por planilha, para quem ainda depende de listas externas
- Impressão da proposta personalizada, com a identidade da sua empresa
- Condição de pagamento personalizada por proposta
E, especificamente na rotina de orçamento sob projeto, dois recursos a mais: controle de revisão, para saber exatamente qual versão está em negociação, e uma lista de características do seu projeto, em formato de perguntas e respostas, útil para levantar requisitos técnicos com o cliente antes de fechar a proposta e garantir que essa informação seja repassada para sua equipe.
Da lista de preços ao controle de crédito: uma gestão comercial completa
Um bom orçamento depende de um preço correto, e o ERP Prosyst permite cadastrar listas de preços diferentes, inclusive por cliente, vinculadas diretamente ao cadastro. Isso vale tanto para quem revende itens quanto para quem fabrica ou entrega projetos: o sistema sugere o preço certo para aquele cliente específico, sem retrabalho manual.
A gestão comercial vai além do orçamento fechado. O ERP também conta com:
- Controle de crédito, que ajuda a monitorar limite e atrasos, reduzindo a inadimplência
- Aprovação de vendas automatizada: pedidos de clientes com restrição seguem para aprovação financeira; os demais vão direto para expedição ou produção
- Gerenciador de vendas, para fazer follow-up e acompanhar em que etapa está cada negociação — seja ela um projeto, uma revenda ou uma venda de serviço
- Controle de vendas não aprovadas, registro do motivo de vendas não aprovadas, apresentado em gráficos — para você identificar padrões e parar de perder vendas pelo mesmo motivo
- Controle de comissionamento configurável por vendedor, por item e por diferentes regras, se adaptando à política comercial da sua empresa
Integrações que ampliam o alcance da sua equipe comercial
O módulo comercial do ERP Prosyst se conecta com ferramentas que sua equipe já usa (ou vai precisar usar) no dia a dia. Essas integrações são feitas via API, uma tecnologia mais moderna e segura, que permite conectar o ERP não só aos parceiros já homologados pela Prosyst, mas também a praticamente qualquer outra aplicação que sua empresa já utilize:
- Força de vendas, para que a equipe em campo registre pedidos que integram automaticamente ao ERP, passando pelos mesmos processos de aprovação
- CRM, mantendo clientes e pedidos sincronizados, sem retrabalho de redigitação
- TMS, permitindo cotar o frete em tempo real direto na elaboração do orçamento
Decisões mais rápidas com o nexBI
Todo esse processo gera dados e dados só têm valor quando viram decisão. Por isso o ERP Prosyst conta com o nexBI, ferramenta de Business Intelligence nativa, com dashboard padrão da área comercial e total liberdade para você criar visualizações do seu jeito.
Com o Self-Service BI, mesmo usuários não técnicos acessam informações estratégicas sem depender de TI, e nos formatos que fizerem mais sentido para a rotina da equipe: envio automático de relatórios por e-mail, acompanhamento em tempo real direto pelo celular, ou dashboards em TV para reforçar a gestão à vista no ambiente comercial.
Menos retrabalho, mais previsibilidade
Trocar a planilha por um processo estruturado de orçamento não é só uma questão de organização — é uma questão de competitividade, seja a sua empresa voltada a projetos, revenda, serviços ou fabricação própria. Menos tempo montando propostas manualmente significa mais tempo vendendo, e dados confiáveis significam menos erro e menos venda perdida por informação desatualizada.
Quer ver como o módulo comercial do ERP Prosyst funciona na prática, aplicado à realidade da sua empresa?
Fale com um especialista Prosyst e descubra como o ERP Prosyst pode ampliar a produtividade das suas operações comerciais com o ERP Prosyst. Entre em contato pelo: comercial@prosyst.com.br ou (47) 3453-0000.
Escrito por Guilherme Post, Gestor Comercial da Prosyst.
