A Gestão de Planejamento é uma ferramenta completa para gerenciar tarefas, prazos e pessoas de forma colaborativa com a sua equipe. Seja para lançar um novo produto ou organizar a próxima festa da empresa, aqui é o lugar certo para colocar os trabalhos em ordem.

Qualquer pessoa pode usar essa ferramenta, desde gestores que precisam acompanhar trabalhos de equipes inteiras até colaboradores que apenas buscam mais organização nas tarefas do dia a dia.

Para isso, a ferramenta conta com vários recursos que facilitam a visualização das tarefas, das pessoas envolvidas e dos cronogramas. Monitore os trabalhos em forma de listas, Gantt (linha do tempo), Kanban (organização em quadros) e calendários.

Além disso, a GP é integrada ao ERP Prosyst, permitindo gerenciar os apontamentos de horas e distribuição da carga de trabalho.

E por ser uma ferramenta colaborativa, também existem as configurações de privacidade, onde você define quais projetos são públicos (abertos para todos) e quais são privados (restritos a pessoas específicas).

A seguir, iremos explorar com mais detalhes cada parte da Gestão de Planejamento.

Os projetos criados aparecem na tela principal. Caso um projeto não esteja aparecendo para você, verifique se você tem permissões de acesso (veja mais na seção sobre o controle de permissões).

Em qualquer projeto é preciso gerenciar muitas informações. O primeiro passo é dar um nome a ele e informar a duração desejada.

Depois de criar o projeto, o próximo passo é detalhar as tarefas.

Para cada tarefa você pode definir uma duração, tarefas predecessoras (que devem ser concluídas antes), recursos (pessoas envolvidas), percentual concluído, entre outras informações.

Arraste e solte com o mouse para deslocar as tarefas conforme o nível na hierarquia e criar dependências entre elas.

A lista de tarefas é estruturada no modelo de “árvore” - ou seja, são organizadas de forma hierárquica. Crie subtarefas arrastando uma linha sob a outra.

Ao definir prazos, duração e o percentual concluído das subtarefas, as tarefas agrupadoras são atualizadas automaticamente.

O Kanban é um método visual para organizar o fluxo de trabalho utilizando colunas e cartões. Os cartões representam as tarefas, enquanto as colunas indicam com quem a tarefa está atribuída (ou se não está atribuída a ninguém).

Mova os cartões de uma coluna para outra para trocar as atribuições.

O Gantt é um diagrama de gerenciamento de projetos que utiliza uma linha do tempo para representar o cronograma e as tarefas de um projeto. É útil para mostrar as durações das tarefas, datas de início e término, além de possíveis dependências entre elas.

A Gestão de Planejamento também possui a ferramenta de calendário, com a possibilidade de acompanhar a distribuição das tarefas ao longo do mês ou do ano. Além disso, o calendário também pode ser colocado no layout de “Linha do Tempo” (similar ao Gantt) ou na forma de agenda.

A Carga Horas é um painel que mostra as horas alocadas para as pessoas dentro de um certo período (dia, semana ou mês).

Por ali, é possível saber de forma mais centralizada quem está ocupado com quais tarefas.

O apontamento de horas é uma ferramenta importante para registrar o tempo dedicado a atividades, projetos ou tarefas, sendo muitas vezes fundamental para realizar faturamentos e cobrança a clientes.

A Gestão de Planejamento é integrado ao apontamento de horas do ERP Prosyst, podendo realizar os apontamentos diretamente por aqui mesmo, associando facilmente os apontamentos a tarefas específicas do projeto.

A Gestão de Planejamento possui seu próprio controle de permissões, onde você pode definir quem tem acesso a seus projetos.

Proprietários do projeto podem em qualquer momento modificar o status de acesso de outros usuários.

Um projeto pode ser “público” ou “privado”: se “público”, ele estará visível e editável por qualquer usuário, enquanto no modo “privado” é preciso especificar os usuários e seus respectivos níveis de acesso, que são três:

• Proprietário: possui permissão total sobre o projeto. Pode ler, editar e alterar permissões de outros usuários.
• Editor: pode ler e editar, mas não pode alterar permissões de outros usuários.
• Leitor: pode apenas ler.

O relatório do planejamento é totalmente customizável, permitindo criar livremente vários modelos de impressão.

No painel lateral esquerdo do visualizador de relatórios, estão os layouts criados:

As telas mais importantes do ERP Prosyst possuem suporte a campos customizados, que permitem criar livremente vários outros tipos de campo de cadastro, além dos previstos no layout original.

É o caso da Gestão de Planejamento, onde os campos customizados estão presentes tanto no cadastro do projeto como no cadastro das tarefas.

As configurações desses campos ficam no canto superior direito:

Neste seguinte exemplo, vários campos customizados foram criados para o cadastro de tarefas, entre elas a Solução Proposta (texto de 1000 caracteres) e Número de Horas (4 dígitos numéricos).

Os projetos possuem o recurso de editar algumas informações em lote, bastando selecionar as linhas dos projetos e clicar em “Editar”.

Vale lembrar que só é possível editar os projetos nos quais você tem permissão igual ou acima de “Editor”.