A tela Planos de Ação é onde os planos são criados e acompanhados. Um plano descreve o objetivo (por exemplo, Melhoria no atendimento ao cliente), tem um responsável principal e reúne as ações necessárias para alcançá-lo. Cada ação tem responsável, prazo previsto, etapa e situação, e o sistema marca com bandeiras coloridas o que está vencido ou vencendo.

A tela tem três abas: Planos, para cadastrar e acompanhar os planos, Ações, para cadastrar e acompanhar as ações de todos os planos, e Painel, que resume os prazos das ações pendentes e mostra os responsáveis e os clientes com mais ações. Planos e ações têm histórico, observações e arquivos anexos, e o botão Log de Alterações mostra o que foi alterado em cada plano.

• Permissão de acesso à tela Planos de Ação.
• Para acompanhar as ações por etapa, as etapas precisam estar cadastradas na tela Etapas do Plano de Ação (PRX000390). Sem nenhuma etapa ativa, a tela funciona normalmente, mas esconde a coluna, o filtro, o botão e o painel de etapas.
• O responsável do plano e o responsável interno de uma ação são usuários do sistema.
• Para abrir e imprimir o planejamento das ordens de serviço, acesso à tela Gestão de Planejamento (PRX030035).

► Passo-a-passo: criar um plano

1. No grupo Filtros de Pesquisa, informe os Estabelecimentos e a Situação do Plano e clique em Pesquisar (ou F5).
2. Clique em Inserir, ou na linha Clique aqui para adicionar um novo registro.
3. O Código do plano aparece assim que a linha é criada. Informe a Descrição; o Cliente e o Responsável são opcionais (use F9 para abrir o zoom).
4. Clique em Salvar (ou F4).

A grade também oferece, pelo seletor de colunas, os totais de ações de cada plano: todas, pendentes, concluídas, vencidas, da semana atual e da próxima semana.

► Do plano para as ações

1. Dê um duplo clique na linha do plano, numa coluna que não abre edição, como Estabelecimento, Código ou os totais de ações. A aba Ações abre já pesquisada com as ações daquele plano: no estabelecimento do plano, em todas as situações da ação e do plano e com o prazo até 31/12/9999.
2. O plano clicado fica no filtro Planos da aba Ações.
3. Se a aba Ações tiver alterações não salvas, a tela pergunta antes de descartá-las.
4. O plano ainda não gravado não abre as ações.

► Passo-a-passo: incluir ações em um plano

1. Na aba Ações, informe os filtros do grupo Filtros de Pesquisa e clique em Pesquisar (ou F5), que fica na linha de baixo do grupo.
2. Clique em Inserir. A linha nova abre na coluna Plano de Ação: digite o código do plano ou use F9. A Sequência é preenchida automaticamente.
3. Preencha ID, Assunto, Descrição, Prazo Previsto e os responsáveis.
4. Clique em Salvar (ou F4).

As colunas ocultas por padrão são exibidas pelo seletor de colunas, que também oferece Cliente, Nível, Pedido de Venda, Nr. RNC e Nota Fiscal. O Nível mostra o nível do ticket: N1 - Suporte quando o ticket não tem ordem de serviço, N2 - Manutenção quando a ordem de serviço dele é de manutenção e N3 - Desenvolvimento nos demais casos; a ordem de serviço informada na própria ação não muda o nível. Pedido de venda, RNC e nota fiscal ligam a ação a um documento do sistema e só podem ser informados em ações do estabelecimento conectado. O pedido de venda não aceita orçamento.

A aba Painel resume as ações pendentes dos estabelecimentos escolhidos. Ela já abre atualizada com o estabelecimento conectado; para somar outros, marque os Estabelecimentos e clique em Atualizar (ou F5).

Abaixo dos cartões, dois gráficos mostram os cinco responsáveis internos e os cinco clientes com mais ações pendentes. Cada barra é dividida em vencidas (vermelho), vencem nesta semana (amarelo) e demais (azul), com o total na ponta; parando o mouse sobre a barra, aparece a quantidade de cada parte. A ação sem responsável interno fica fora do primeiro gráfico, e o plano sem cliente, fora do segundo.

► Do painel para as ações

1. Clique num cartão para abrir a aba Ações já pesquisada com aquelas ações, nos mesmos estabelecimentos do painel.
2. Clique numa barra para ver as ações pendentes daquele responsável ou cliente. A grade já vem filtrada por ele, e o filtro pode ser limpo na barra de filtro da grade.
3. Nos dois casos, o filtro Planos da aba Ações é limpo, e a pesquisa traz as ações de todos os planos.
4. Se a aba Ações tiver alterações não salvas, a tela pergunta antes de descartá-las.

As ações são marcadas pela caixa de seleção no início de cada linha. Depois de uma alteração em massa, de uma troca de etapa ou da inclusão de histórico, as marcações são limpas.

A bandeira ao lado do Prazo Previsto de cada ação, e ao lado do Código de cada plano, mostra a situação dos prazos:

No plano, a bandeira considera as ações pendentes: basta uma ação vencida para o plano ficar vermelho.

A etapa não é digitada: o sistema a define pelo que acontece com a ação.

Para levar ações a uma etapa intermediária, como Em análise, marque as ações e use Alterar Etapa: o zoom mostra só as etapas manuais ativas. Toda troca de etapa fica registrada no painel Hist. Etapas do Item, com data, hora e usuário.

• Plano duplicado: leva a descrição, o cliente, o responsável e as observações, sem o histórico e sem os anexos, recebe um código novo e nasce ativo.
• Ação duplicada: leva os dados da ação de origem, sem o histórico e sem os anexos, e nasce ativa, na etapa de Nova Ação e com a próxima sequência do plano.

O que ainda não foi gravado é excluído da grade na hora. O que já está gravado não é apagado: o sistema pede confirmação e cancela o plano ou a ação.

Ao trocar a situação de um plano para Encerrado ou Cancelado, a tela avisa quantas ações em aberto serão canceladas. Ao salvar, essas ações passam para Cancelado, na etapa de cancelamento; as ações já concluídas continuam como estão.

Ao sair de uma linha, ou antes de criar outra, a tela confere se a linha está completa. Se faltar algo, aparece a mensagem e a coluna com erro fica marcada; a linha só é liberada depois da correção. Uma linha nova que não será usada pode ser descartada com Ctrl+Del.

► Alterar em Massa

Marque as ações, clique em Alterar em Massa, ligue a caixa de cada campo que deve mudar e confirme. Os campos desligados ficam como estão.

O Ticket e a Ordem de Serviço também se alteram em massa. Informados, eles só valem para ações do estabelecimento conectado: com ações de outros estabelecimentos marcadas, a alteração é recusada. Com a caixa ligada e o campo em branco, o ticket ou a ordem de serviço é retirado das ações marcadas.

► Incluir Histórico

Marque as ações, clique em Incluir Histórico, informe a data e as observações e confirme. O mesmo histórico é incluído em cada ação marcada.

As alterações feitas pelas ações marcadas ficam na tela e são gravadas ao clicar em Salvar.

O grupo Ordem de Serviço da aba Ações liga a ação ao cadastro de ordens de serviço e à Gestão de Planejamento. Os botões só valem para ações do estabelecimento conectado, e Alterar Ordem de Serviço… e Planejamento… só ficam habilitados quando a ação focada tem ordem de serviço.

► Planejamento…

Abre o projeto da Gestão de Planejamento vinculado à ordem de serviço da ação focada. Se a ordem de serviço ainda não tem projeto, abre o cadastro do projeto novo já com ela, o cliente dela e as datas sugeridas:

As datas podem ser alteradas antes de gravar. Criar o projeto exige permissão para salvar nesta tela e permissão total na Gestão de Planejamento.

► Imp. Planejamento e Imp. Tarefas

As duas impressões usam as ordens de serviço das ações marcadas ou, sem marcação, da ação focada; a ordem de serviço repetida em várias ações entra uma vez só.

• Imp. Planejamento imprime a Relação de Projetos, com os modelos de Resumo Executivo (carteira de projetos e um projeto por página);
• Imp. Tarefas imprime o cronograma do projeto de cada ordem de serviço, com o Gantt das tarefas.

A ordem de serviço sem projeto, ou com projeto restrito a que o seu usuário não tem acesso, fica fora da impressão, com aviso. Os modelos estão descritos na página da Gestão de Planejamento, seção Relatório customizável.

Na lateral direita ficam quatro painéis, que se abrem ao passar o mouse sobre o título. Cada painel mostra só o registro da aba aberta: na aba Planos, o plano focado; na aba Ações, a ação focada. O título do painel diz de quem são os dados.

Histórico, observações e anexos só podem ser alterados com o plano ativo e na ação que ainda pode ser alterada; nos demais casos, o painel fica somente para consulta. O que for incluído ou alterado nos painéis é gravado ao clicar em Salvar.

► Anexar arquivos

1. Abra o painel Anexos e arraste os arquivos para dentro dele, ou use Adicionar Anexos.
2. Os botões sobre cada anexo abrem, salvam, renomeiam e removem o arquivo; o duplo clique também abre.
3. Clique em Salvar (ou F4): os anexos incluídos, renomeados e removidos são gravados junto com o plano ou a ação.

Na aba Planos:

Na aba Ações:

O botão Log de Alterações, no grupo Auditoria do menu, abre a consulta do que foi alterado no plano focado ou, na aba Ações, no plano da ação focada. A consulta reúne o plano, as suas ações, o histórico do plano e o histórico e as etapas das ações, com a data, o usuário e o valor de cada campo antes e depois da alteração.

1. Informe o Período, que já vem do primeiro dia do mês até hoje, e clique em Pesquisar.
2. O plano precisa estar gravado: o plano novo ainda não tem log.

O botão Importar lê uma planilha Excel e inclui as linhas na grade da aba aberta. Pesquise antes de importar; as linhas importadas são gravadas ao salvar.

Na planilha de ações, o plano informado precisa estar entre os planos da pesquisa. Estabelecimento em branco usa o estabelecimento padrão da tela.