O programa Baixa de Pedidos com Livros (PR01217) permite efetuar a baixa dos pedidos de compra através das notas fiscais emitidas pelos fornecedores destes, mantendo automaticamente o sistema de Contas a Pagar, Estoques e Livros Fiscais.

O procedimento de baixa irá realizar movimento de compra para os itens. Em caso de solicitações de compras de produção externa, irá gerar movimento de produção externa para os itens destas Solicitações de Compras.

Notas Conjugadas: O programa permite a entrada de notas fiscais conjugadas, ou seja, com itens que deverão entrar no estoque e itens que são apenas de remessa/retorno. Para os itens que deverão entrar no estoque, deverão ser informados pedidos e SC´s. Para os itens retornados, não será necessário informar pedido/SC e deverá ser informada uma natureza de operação de Remessa/Retorno. Neste caso, os movimentos gerados serão apenas informativos, e os itens não entrarão no estoque. Esses movimentos podem ser identificados no programa de Movimentos de Estoque por Material / Conta Contábil (PR12016) com um “*” após a descrição do movimento.

Complemento de AD recebida fisicamente: Este programa possui também a função de complementação de notas fiscais que já entraram fisicamente no sistema através do programa de Entrada de Notas Fiscais com Pedido de Compra - Físico (PR31617). Nesse caso, quando selecionada uma AD para complemento ele automaticamente já carrega na tela principal desse programa alguns campos, como número da NF, série, data de emissão, data de entrada, CNPJ/CPF do fornecedor, número do pedido de compra, número da SC, quantidade baixada, classificação fiscal (caso esteja atrelada ao material da SC), local de estoque e conta contábil (caso esteja atrelada a classe/tipo do material informado na SC), demais campos como por exemplo, tipo de documento, valor total da nota, preço unitário, CFOP/Natureza de Operação, entre outros, deverão ser preenchidos pelo responsável do lançamento dessas AD's.

Referente ao conceito de cada campo, são abordados no tópico Campos Comuns no Recebimento.

No momento de informar o pedido de compra para dar entrada, será apresentada uma mensagem se o usuário deseja incluir todas as solicitações vinculadas ao pedido, para o processo de entrada, onde somente será necessário informar a quantidade, preço total ou unitário, CFOP/Natureza de Operação/Código de Incidência, outra alternativa seria não confirmar a mensagem e com isso poder escolher somente as solicitações que deverão ser dado baixa, mas tanto um quanto outro processo se torna manual. A seguir será apresentado o procedimento para realizar o processo de importação do XML.

Importação XML: Ao acessar a opção com importação de XML será aberto o mesmo programa conforme já abordado até aqui, porém com o recurso de efetuar a importação do XML através do comando F12 no campo NF. Os passos para utilizar esse programa já foram descritos anteriormente, no tópico Entrada de Notas Fiscais com Pedido de Compra – Físico (PR31617), porém é importante ressaltar alguns pontos e que devem ser seguidos.
Caso a nota fiscal venha com os códigos dos produtos do fornecedor e a opção “Cadastro do Fornecedor” estiver marcada, o sistema irá buscar no programa de Manutenção Referência Cruzada Fornecedor X Material (PRX040317) o código correspondente ao cadastro do material informado no programa de Manutenção do Cadastro de Materiais (PR00216) (código do sistema). Caso não haja a relação do material do fornecedor com o material do sistema, essa relação deverá ser cadastrada.
Caso a opção “Nosso Cadastro” estiver marcada, o programa busca direto o código interno do sistema.
Após encontrar os códigos internos dos materiais, será apresentada uma tela com os itens da NF-e e itens internos do programa, bem como os pedidos e solicitações de compras (SC´s) pendentes e pertencentes ao fornecedor da NF-e, para serem marcados pelo usuário. O programa sugere as SC´s e quantidades a serem marcadas, porém o usuário pode alterar.
Uma vez informada a chave da NF-e, seja ela digitada manualmente ou efetuada leitura pelo código de barras, ao clicar no botão “Importar Informações” com a opção “Cadastro do Fornecedor” selecionada, será aberta a tela Itens Prosyst.

Na parte superior da tela, serão apresentadas informações referente ao cabeçalho da NF, (número, série, data de emissão, valor total, emitente, IE, UF), e logo após será disponibilizado uma tabela com uma série de dados referente a importação:
ITENS NFE – apresenta o código e a descrição do itens conforme descrito na DANFE.
U.M. NFE – apresenta a quantidade e unidade de medida constante na DANFE/XML. Essa é a unidade de medida do fornecedor quando envia a mercadoria.
U.M. COMPRA – apresenta a quantidade e unidade de medida de compra do item para este fornecedor definido no programa PRX040317 – Relacionamento Material X Fornecedor.
ITENS Prosyst – apresenta a relação entre o código fornecedor e o código Prosyst, detalhada abaixo:

Descrição/Código – apresenta o produto correspondente ao item da DANFE para o Prosyst.

Pedido/SC/Entrega – apresenta todos os pedidos/solicitações de compra/data de entrega que estão em aberto para este item X fornecedor.

Qtd. Associada – nesse campo deve ser informado a quantidade que se deseja receber desta SC.

Em relação ao relacionamento entre código Prosyst X Fornecedor, toda vez que a nota é importada é feito uma leitura neste relacionamento, caso não encontre esse relacionamento é sugerido o cadastro podendo ser realizado no momento com a abertura do prx040317. Assim o programa já trouxe automaticamente a informação do fornecedor (pesquisando via CNPJ), a descrição do material (importação XML), UM de compra (importação XML) e Mat. Fornecedor (importação XML), cabendo ao usuário complementar com o código do material no ERP-Prosyst e o fator de conversão.
Ao efetuar a gravação, o programa é automaticamente fechado e retornado para a consistência do próximo item da NF-e. Caso não seja gravado o relacionamento, ou seja, se a tela do programa for fechada será apresentada uma nova mensagem informando que deverá ser informado esse relacionamento para a continuação da importação, caso contrário, a mesma será abortada.

Outra situação que pode ocorrer quando clicado no botão “Importar Informações”, caso determinado item que for buscado do XML não possuir pedido/SC de compra montado no sistema, será apresentada uma mensagem na tela alertando que falta itens a serem associados a um pedido/SC para dar continuidade no processo de importação da NF-e.
Após a validação de todos os itens do XML, no caso realizado o preenchimento da referência entre material versus fornecedor, montado pedido/SC para todos os itens da NF, serão carregadas na tela do PR01217 as informações referenciadas com a importação da NFe, sendo necessário somente o usuário responsável pela entrada da NF revisar os campos dessa tela e complementá-la informando o CFOP/Natureza de Operação/Código de Incidência, sendo que essa informação também já é buscada no sistema, porém todos os campos tanto no cabeçalho da NF como também na linha referente aos itens do pedido é possível efetuar alteração, cabe ao usuário analisar e se for necessário realizar os devidos ajustes.

Após informado todos os campos conforme espelho da NF recebida pelo fornecedor, é dado “Prosseguir”, se existir algum valor incorreto gerando divergência, é apresentada mensagem alertando sobre o campo que está com o valor errado, caso contrário, é aberto o programa de Manutenção das Parcelas do Contas a Pagar (PR04851) para definição da(s) parcela(s) com seus respectivos valores, data de vencimento e portador. Ao final, após o preenchimento dos dados referente a essa tela e clicado no botão “Gravar” é apresentado o número da AD gravada para determinada NF de entrada.